La struttura dell'azienda viene definita tramite una intuitiva interfaccia ad albero che consente di organizzare il personale su un numero virtualmente infinito di "cartelle". E' possibile utilizzare sino ad 8 criteri di raggruppamento contemporanei per poter individuare in maniera precisa tutte le caratteristiche dei dipendenti; spostandosi sui nodi della mappa, vengono visualizzati i dipendenti che soddisfano i filtri attivi ed è possibile effettuare una selezione degli stessi per operare in modo globale (ad esempio, assegnare un giustificativo d'assenza - FERIE - ai 30 operai del reparto manutenzione).

La form è organizzata in modo da rappresentare un vero e proprio pannello di controllo centralizzato, in quanto consente di effettuare la maggioranza delle operazioni attraverso una semplice toolbar

La gestione dei dati relativi al singolo dipendente riveste una primaria importanza in un software che pretenda di supportare l'ufficio del personale; partendo da questa considerazione, si è progettata una anagrafica estremamente sofisticata, tale da poter essere considerata alla stregua di un vera e propria procedura per la gestione delle risorse umane. Oltre ad una completa serie di informazioni che è lecito aspettarsi da prodotti con caratteristiche simili, sono stati introdotti ben 32 campi completamente personalizzabili ed una completa gestione degli eventi legati al personale: con questo approccio è possibile utilizzare l'anagrafica per implementare una sorta di diario in cui annotare tutti i fatti salienti della carriera di un dipendente. Naturalmente, tutti i campi liberi e/o gli eventi sul diario, possono essere utilizzati per effettuare ricerche e selezioni, consentendo di valutare in maniera completa le caratteristiche di ogni singolo collaboratore, in relazione a tutta la sua storia aziendale.

La gestione del cartellino mensile del singolo dipendente è centralizzata in una sola form che consente di tenere sotto controllo tutti i dati più importanti: timbrature, giustificativi e risultati. Le giornate che presentano anomalie sono evidenziate all'operatore tramite icone colorate che consentono anche di valutare la gravità (personalizzabile) delle stesse. Il numero di timbrature ammesse sulla singola giornata è infinito, così come non vi sono limiti per il numero dei giustificativi e delle voci risultanti dalla elaborazione. Eventuali timbrature inserite e/o modificate dall'operatore, sono evidenziate e, comunque, le timbrature originali vengono conservate e visualizzate per avere un riscontro immediato della situazione reale. Grazie all'utilizzo di una interfaccia MDI, è possibile aprire tutti i cartellini che si vuole, dello stesso dipendente e/o di dipendenti diversi, per poter effettuare comparazioni e valutazioni.

Tramite questa vista si ha la possibilità di controllare la giornata lavorativa di tutti i dipendenti selezionati, includendo le timbrature, i giustificativi ed i risultati dell'elaborazione; si tratta di uno strumento molto comodo e potente per l'operatore, che ha la possibilità di avere sott'occhio tutta la situazione di un intero reparto e, quindi, di evidenziare eventuali problemi legati a turnazioni non conformi, ritardi, assenze non preventivate e, una volta effettuata l'elaborazione, eventuali anomalie.

E' possibile effettuare una selezione automatica dei dipendenti che presentano una anomalia, in modo da stampare un resoconto da spedire al responsabile del reparto per autorizzare le eventuali giustificazioni.

E' disponibile una nutrita serie di prospetti riassuntivi che consente di tenere sotto controllo i dati principali della procedura: timbrature, causali digitate da terminale, orari assegnati, giustificativi inseriti, stato dell'elaborazione. Tutte le form di questa famiglia condividono il medesimo approccio grafico e la possibilità di effettuare stampe che risultano molto interessanti; ad esempio, la stampa degli orari assegnati su un reparto può essere utilizzata per comunicare al responsabile del reparto medesimo, l'organizzazione della turnazione per un mese. Da qualunque prospetto, inoltre, è possibile richiamare la singola giornata per poter procedere ad eventuali modifiche.

I giustificativi rappresentano un aspetto cruciale in un programma per la gestione delle presenze; gran parte del tempo che un operatore dedica alla procedura, viene speso nell'inserimento di giustificativi che vanno a sanare anomalie di elaborazione in caso di permessi, ferie, malattie ed altri eventi che esulano dal comportamento standard previsto dal profilo del dipendente.

Per coprire tutte le esigenze possibili, sono state introdotte 6 tipologie di giustificativo e la capacità di assegnare giustificativi in modo globale, a tutti i dipendenti selezionati, per una serie di date selezionate su un calendario interattivo. Una form apposita consente di gestire i giustificativi in base ad una serie di parametri che vanno dalla tipologia del giustificativo stesso al tipo di voce assegnato, alla quantità assegnata e/o al periodo di competenza.

La verifica dei presenti e/o assenti presenta una serie di sofisticazioni di notevole rilevanza: in primo luogo, oltre alla normale verifica della presenza/assenza di un dipendente sull'intera giornata, è possibile indagare sulla presenza in una data fascia oraria, oppure ad una ora specificata, oppure, ancora, verificare la conformità delle timbrature con una fascia di accettabilità preimpostata (utile nel caso si debba presidiare un impianto che non può restare senza sorveglianza).

Per i presenti, viene indicata la prima timbratura in ingresso; per gli assenti viene specificato l'eventuale giustificativo inserito (se si tratta di un giustificativo di più giorni, viene usata la dicitura DAL ... AL ...) oppure l'ultima timbratura in uscita (da cui inizia l'assenza).

Un totalizzatore è una voce composta che risulta dalla somma e/o sottrazione di due o più voci e che, generalmente, viene utilizzata per monitorare parametri sul medio/lungo periodo (un esempio tipico è il concetto di flessibilità: è possibile definire una voce SALDO che è il risultato della somma algebrica della flessibilità positiva e della flessibilità negativa - a fine mese, in SALDO ci sarà il valore ottenuto sommando FLEX+ e sottraendo FLEX-) o per realizzare contatori, usati per tenere sotto controllo grandezze che presentano una qualche limitazione (un esempio tipico è un contatore per controllare le ferie residue: è sufficiente definire una voce RES_FE - residuo ferie - inizializzata al valore ammesso nell'anno e decrementarla di 1 ogni volta che viene incontrata la voce FERIE sulla singola giornata).

Può essere definito qualunque numero di totalizzatori; i totalizzatori stessi possono essere stampati sul cartellino mensile.

Il processo di elaborazione dei dati, partendo dalle timbrature, dai giustificativi e dal profilo orario del dipendente, produce le voci risultanti, destinate al programma per il computo delle paghe.

Se il programma individua una situazione anomala, viene generato un errore che l'operatore dovrà sanare per mezzo dell'introduzione di una causale d'assenza, oppure variando una timbratura o, comunque, intervenendo manualmente sulla chiusura della giornata.

Il programma prevede una corposa serie di stampe che consentono di ottenere tutta la documentazione necessaria per la corretta gestione dell'ufficio del personale: cartellini mensili, giornale presenze per INAIL con diversi livelli di dettaglio, estratti dell'anagrafica, situazione dei presenti/assenti, totali periodici per analisi statistiche etc. L'uso di una base dati di tipo standard e di un motore di reportistica largamente diffuso consentono, comunque, di poter personalizzare qualunque documento, e di crearne di nuovi senza dover vantare particolari esperienze.

Le voci rappresentano i risultati prodotti dal programma dopo l'elaborazione dei dati; è possibile definire il tipo (presenza, assenza, straordinario, valore), l'unità di misura (ore, giorni, contatore, valuta), il plusvalore rispetto alla voce standard per il lavoro ordinario ed i criteri da applicare nella composizione del monte ore giornaliero. Le regole per la generazione delle voci sono completamente configurabili dall'operatore tramite una semplice serie di clausole che vengono inserite in una apposita form e che vengono poi abbinate ai singoli orari ed ai profili di ogni dipendente (in pratica, la stessa voce può essere generata da condizioni diverse, per dipendenti diversi). In sede di export verso il programma per la computazione delle retribuzioni è possibile abbinare la singola voce (o un gruppo di voci) ad un qualunque codice della procedura di destinazione.

Il profilo lavorativo del dipendente consente di definire, per ogni giornata, l'orario (o l'insieme di orari) di lavoro previsto; se, ad esempio, dovessimo definire il profilo orario di un tipico impiegato, potremmo dire che esso prevede l'orario giornaliero dal lunedì al venerdì e l'orario a zero ore per il sabato e la domenica; al contrario, un operaio di un'azienda che opera una turnazione su 3 cicli, avrebbe un profilo assai più complesso perché occorre operare su 3 settimane, con orari che variano da una settimana all'altra. Il programma gestisce profili settimanali ed a turnazione, con la possibilità di definire cicli di qualunque durata e di differenziare gli orari per i giorni feriali e quelli per i giorni festivi; in qualunque giornata, inoltre, è possibile definire un insieme di orari tra cui individuare quello più corretto in base alle timbrature effettuate (nel caso della turnazione di cui sopra, è perfettamente lecito impostare un profilo settimanale in cui, nei giorni dal lunedì al venerdì è possibile effettuare uno qualunque dei 3 turni ammessi - penserà il programma ad accorgersi dell'orario effettivamente svolto in fase di calcolo).

Le capacità di un programma per la gestione delle presenze possono essere facilmente dedotte dalle possibilità di configurazione degli orari di lavoro: la quantità e la complessità dei parametri disponibili rendono subito l'idea delle potenzialità offerte dalla procedura.

Il setup di un orario prevede ben 12 possibili parametrizzazioni dirette ed una serie 11 tabelle indirette che consentono di ottenere configurazioni estremamente complesse.

Sono supportate tipologie rigide, elastiche, flessibili ed ibride (combinazioni tra le precedenti), schemi che prevedono timbrature reali e virtuali, 6 tipologie di pausa, arrotondamenti sulle timbrature, sul monte ore giornaliero e sullo straordinario, compensazioni automatiche del monte ore, generazione automatica di voci in base al raggiungimento di un monte ore predefinito, rielaborazioni di varia natura ed una serie virtualmente infinita di manipolazioni tra le varie condizioni inserite.

Si tratta di una funzione determinante ai fini del controllo di gestione di un'azienda, quale che sia la sua dimensione; in qualsiasi istante è possibile effettuare dei controlli su alcune voci che determinano in maniera netta l'andamento dell'azienda: incidenza dello straordinario sulle ore lavorate, percentuale di assenteismo, monte ritardi ed arrotondamenti etc.

I rilievi possono essere effettuati su un intervallo di tempo arbitrario e sulle voci che interessano (anche su tutte le voci contemporaneamente); viene prodotto un report dettagliato ed un totale riassuntivo, in maniera da avere il quadro globale e la possibilità di analizzare il perché del risultato.

Con questa funzionalità è possibile fare in modo che il dipendente possa dialogare con l'ufficio del personale tramite una serie di messaggi codificati (le causali), digitati direttamente al terminale al momento della timbratura. Sono previste varie tipologie di causali (dal semplice messaggio alla auto-giustificazione delle assenze, dalla segnalazione di una trasferta alla segnalazione di cambio orario sino all'aggancio automatico di una rielaborazione personalizzata). L'utilizzo di questa feature consente di personalizzare in maniera molto spinta il comportamento degli orari (al limite tale che ogni dipendente potrebbe avere la possibilità di guidare la procedura direttamente dal terminale).

Questa procedura consente di archiviare i risultati obsoleti su un archivio storico, in maniera da avere un archivio principale più agile e reattivo in fase di ricerca. In realtà, anche se archiviati, i risultati sono SEMPRE e comunque in linea, ed è possibile consultare e stampare i cartellini esattamente come se non si fosse eseguita la storicizzazione; l'unica limitazione è costituita dalla impossibilità di utilizzare i dati dello storico per rielaborazioni, totalizzatori ed analisi statistiche.
Comunque, in qualunque momento, è possibile eseguire l'operazione inversa, ovvero recuperare i dati storicizzati e riportarli sull'archivio principale.

La post elaborazione è una procedura di calcolo che viene eseguita sui risultati giornalieri; in pratica, si tratta di una serie di trasformazioni e manipolazioni dei risultati ottenuti dalla elaborazione dei dati giornalieri, un vero e proprio foglio di calcolo che, dato un input iniziale, è in grado, tramite una serie di regole, di ottenere un output con caratteristiche completamente diverse.

Le potenzialità sono infinite: è possibile verificare il raggiungimento di un monte ore settimanale prestabilito e, in base ai risultati conseguiti, generare automaticamente un gettone come premio; è possibile suddividere il lavoro straordinario nelle canoniche fasce 40-44-48; è possibile compensare assenze e straordinari in maniera da lasciare solo il saldo; il ventaglio di applicazioni possibili è praticamente illimitato.

E' possibile definire un numero illimitato di rielaborazioni e fare in modo che la rielaborazione X agisca sui risultati della rielaborazione Y, in modo da creare una vera e propria catena di operazioni.

Se si dispone di terminali in grado di gestire la visualizzazione di messaggi, tramite questo modulo è possibile effettuare in automatico il download di una serie di stringhe verso i terminali medesimi; i messaggi possono essere costituiti da totalizzatori calcolati dal programma (ad esempio GG FERIE RESIDUE 7), da avvisi (ad esempio OGGI MENSA CHIUSA), oppure da convocazioni (ad esempio PASSARE IN UFFICIO).

I messaggi possono essere spediti ad un terminale, o ai terminali selezionati, ad ogni dipendente inserito nella lista dei destinatari (in maniera molto simile alla spedizione di una e-mail) oppure a tutti i dipendenti; è possibile spedire il messaggio per il dipendente Rossi SOLO sul terminale su cui Rossi è abilitato a timbrare.

Il dipendente, in qualsiasi momento, può recarsi al terminale e pigiando un apposito tasto, dopo essersi fatto riconoscere tramite il badge, può consultare i propri messaggi.